Küçük veya Büyük Yalın Değişikliklerin Test Edilmesi (Arena)

Mark Graban, İyileştirme ve Yenilik Hizmetleri Başkan Yardımcısı
Yayınlanma Tarihi: 31 Temmuz 2016

Yalın, mükemmellik arayışında olan takımlar ve kuruluşlar (tamamen oraya gitmemize rağmen) ile ilgilidir. İyileştirme, değiştirme demektir, bu nedenle, işe yaramayan (veya yan etkileri olan) bir şeyi değiştirmeyi deneyebileceğimiz için, bu değişiklik risk taşır. Çok fazla sayıda kuruluş, çalışanların takılabilecekleri veya başarısız olabilecekleri için yeni şeyler denemekten korkan aşırı temkinli liderlere sahiptir. Yalın, ilerlemeyi sağlarken değişimle ilgili riskleri en aza indirgemek için bize zihinsel araçlar sunar. Son 11 yıldır, sağlık kuruluşlarına "yalın" ilke ve uygulamaları benimseyerek, emniyet ve kaliteyi artırma, daha iyi işyeri kurma ve maliyetleri düşürme (diğer amaçlar arasında) konusunda koçluk etmekteyim. Bundan önce General Motors'da bir endüstri mühendisi olarak başlayan iş hayatımda üretimde on yıl çalıştım. Yalın liderlik ilkeleri, üst düzeyde, çeşitli endüstriler arasında son derece tutarlı ve uygulanabilirdir. Başka şeylerin yanı sıra müşterilere odaklanırsak, çalışanları meşgul edersek ve çalışmalarımızı yeniden şekillendirmek için bilimsel yöntemler kullanırsak, yalın düşünce kurulmuşdur.

Elbette, personel odaklı sürekli iyileştirme, yalın yönetim yaklaşımının temel direklerinden biridir. Buna "iyi değişim" veya "sürekli iyileştirme" anlamına gelen "Kaizen" diyoruz. Kaizen Olayları (ya da bazen sağlık alanında "Hızlı İyileştirme Olayları" olarak anılır) adı verilen yöntem, haftalık ekip bazlı düzenli projeler, nispeten büyük, daha karmaşık sorunlar ya da bir değer akışının sistemlerini ya da parçalarını yeniden tasarlamak için kullanılabilir. Ancak, Toyota'da ve önde gelen sağlık sistemlerinde uygulandığı şekliyle Kaizen'in asıl özü ile her geçen gün her şeyin iyileştirilmesine başlanmıştır. Veya en azından ideal budur. Herkes, çalışmalarıyla ilgili sorunları ve gelişme fırsatlarını belirtmek için konuşma potansiyeline sahiptir. Liderler, insanların gerçekten kendilerini güvende hissettiği bir ortam yaratmalıdır. Liderler çalışanların fikirlerini istemeleri ve daha sonra değişikliğin gerçekten bir gelişme olup olmadığını görmek için fikri test etmelerine izin vermelidir. Kaizen, "Planla, Uygula, Kontrol Et, Ayarla" olarak kanıtlanmış "Deming Döngüsü" ni takip eder. Biz sadece bir şeyler denemek değil, yapılanların çalışacağını varsayıyoruz. 

Değişim korkutucudur ...

İnsan doğamızın bir parçası ve beynimizin bağlantı şekli (daha fazla bilgi için Robert Maurer'in Doktorası olan The Spirit of Kaizen adlı mükemmel kitaba bakın). İnsanları nasıl olursa olsun değişimden korkmamaya zorlamak yerine, kullanabileceğimiz birkaç daha etkili stratejimiz var. Birincisi, onlara değişiklikler yapmak yerine insanları sisteme dahil edebiliriz. İkincisi, bir sorunu ve bunun nedenlerini doğru bir şekilde anladığımızdan emin olabiliriz, bu nedenle hangi önlemlerin veya değişikliklerin en iyi sonuç verebileceğini tahmin etmekle daha iyi bir iş çıkarıyoruz. Üçüncüsü, bir alanda veya bir sitede önerilen bir değişikliği denemek için "küçük bir değişim testi" yapabiliriz ... Önce küçük bir ölçekte planlayın ve yapın, böylece bu küçük değişikliği inceleyin ve gerekirse ayarlayın. 

Değişiklikle kolayca ve ağrısız bir şekilde "geri al" yapabildiğimiz birçok Kaizen değişikliği vardır. Biraz plan yapabiliriz, ancak çabucak yapmak ve sonra çalışmak için bir önyargıya sahip olabiliriz. Bu yazıcıyı birkaç adım öteye taşımak ister misin? Tamam, deneyin, çünkü her zaman geri götürebiliriz. Denemek için hiçbir risk yok. 

Daha büyük değişiklikler için değişikliğimizi simüle edilmiş bir ortamda test edebiliriz. Bir üretim hücresinin veya bir hastane laboratuarının düzenini değiştirmeyi öneriyorsak, fiziki olarak fiziksel alan üzerinde harekete geçmeden önce önerilen değişikliğin farklı yönlerini yürütecek kağıt "masa üstü simülasyonları" kullanabiliriz. Son yıllarda birçok organizasyon "Yalın Tasarım" yöntemlerini (bazen "3P" veya Üretim Hazırlama Süreci) kullandı. Kuruluşların, alanlarının ömür boyu mukavva maketleri oluşturmalarına yardım ederek yeni çalışma yöntemlerini taklit edebildim. Gerçek duvarı henüz inşa edilmediğinde hasta yatağını belli bir köşenin etrafına itmenin zor olduğunu keşfetmek daha az pahalı ve daha az rahatsız edicidir. Fikir, gerçek dünyada değil de bir simülasyon yoluyla süreci erken ayarlamak ve hata yapmaktır. Başarısızlığı öğrenebiliriz, ancak başarısızlıkları olabildiğince küçük yapmak zorundayız. 

Değişikliklerin Değerlendirilmesi

Fiziksel benzetimlerle düzgün şekilde değerlendiremediğimiz bazı değişiklikler var. Bazen bir değişikliği test etmenin en güvenli yolu bilgisayar simülasyonudur. GM'de mühendis olarak çalıştığım zaman, makine blokları işleme hattındaki makinelerin etrafında envanter tamponlama şeklinize bazı değişiklikler önerdim. Eskisi, her işlem arasında envanter depolamaktı ve ergonomik sorunlara ve kalite risklerine neden oldu. Birkaç konumdaki arabelleklerin "her yerde ve her yerde" stratejisi ile aynı etkiye sahip olduğunu ispatlamak için ayrı olay simülasyon yazılımını kullandım. 

Sağlık bakımında simülasyon, doğru sınav odaları, kayıt masaları, yataklar veya her neyse hakkında hipotezimizi test etmede yararlı olabilir. Geçerli girdi verilerine sahip olduğumuz göz önüne alındığında, bir simülasyon, yeni bir stratejiyi test etmek için daha düşük riskli bir yöntemdir. Diyelim ki, gelişmiş akış ve daha iyi işlemler nedeniyle 24 yerine sadece 18 oda ile bir acil bölüm oluşturabileceğimizi düşünelim. 18 oda daha ucuz olmasına rağmen, 18 yataklı yatakların iyi çalışacağı tahmininde bir yanlışlık olması durumunda bekleme sürelerinin düşmesi nedeniyle hastanede korkuyor olabilirsiniz. Simülasyon, "değişikliği yapmanın ve görmenin" riskli yaklaşımı yerine, bu değişikliğin gerçekte bir gelişme olup olmayacağını test etmemizi sağlar. 

Her iki durumda da Yalın uygulayıcılar potansiyel değişiklikleri mümkün olduğunca test etmeleri için kendilerini hatırlatmalıdır. Bazı değişiklikler, deneyebileceğimiz kadar küçük (ve yeterince yapamayacak kadar). Ancak birçok değişiklik, bir çeşit simülasyon alanındaki küçük değişiklik testlerine borçludur ... Bana göre, bu Yalın düşüncedir. 

Kaynak: https://www.arenasimulation.com/blog/post/testing-lean-changes-small-or-large